Cómo activar licencias del módulo de Casos
Esta guía explica, paso a paso, cómo contratar o activar licencias del módulo de Casos en inData, cómo funciona el cobro con créditos y cómo dar acceso a los usuarios después de contratar.
¿Qué es el módulo de Casos?
El módulo de Casos permite gestionar, asignar y dar seguimiento a incidentes, novedades, solicitudes, investigaciones y otros trámites desde un solo lugar, con trazabilidad, control de tiempos y reportes.
Para usarlo en su cuenta necesita:
1. Licencias contratadas (o un periodo de prueba activo).
2. Créditos suficientes en la cuenta (si va a contratar o ampliar licencias de pago).
3. Asignar el acceso a cada usuario que deba entrar al módulo.
Importante: contratar licencias no abre el módulo automáticamente para todos. Después debe indicar, en cada usuario, si tiene Acceso a Casos.
Quién puede hacerlo
Solo un usuario con permisos de administrador de la cuenta puede:
- Recargar créditos.
- Activar el periodo de prueba.
- Contratar o cambiar la cantidad de licencias de Casos.
- Asignar o quitar el acceso a Casos en los usuarios.
Si usted no es administrador, solicite estos pasos a quien administra su cuenta en inData.
Conceptos básicos (léalos antes de empezar)
Licencia de Casos
Es un “cupo” que permite que un usuario tenga acceso al módulo.
Ejemplo: si contrata 3 licencias, hasta 3 usuarios pueden tener Acceso a Casos activo al mismo tiempo.
Créditos
Son el saldo en dólares (USD) de su cuenta. El cobro de las licencias de Casos se descuenta de esos créditos.
Si no tiene saldo suficiente, primero debe recargar créditos en la misma pantalla de Suscripciones.
Prorrateo (cobro parcial del mes)
Cuando activa por primera vez o aumenta licencias en medio del mes, inData no le cobra el mes completo de inmediato: calcula un cargo estimado prorrateado según los días restantes del mes (incluido el día de hoy).
Ese monto se muestra en pantalla antes de confirmar, por ejemplo:
Cargo estimado (prorrateado): $2.84 USD (se descuenta de créditos).
En los meses siguientes, con facturación activa, el cobro corresponde al total de licencias contratadas según el ciclo de la cuenta.
Periodo de prueba gratis
Si su cuenta nunca ha usado el trial ni tiene licencias contratadas, puede activar una sola vez:
- 5 licencias
- Durante 30 días
- Sin cobro de créditos
Al terminar el periodo de prueba, el módulo se desactiva y deberá contratar licencias de pago para continuar.
Dónde se hace
También puede llegar desde el módulo de Casos con el botón Activar módulo de Casos, si aún no está contratado.
3. En la página verá, entre otras, estas tarjetas:
- Créditos (saldo y recarga).
- Módulo de casos (licencias, trial y activación).
Paso 1. Verificar o recargar créditos
Antes de contratar licencias de pago, revise el Saldo actual en la tarjeta Créditos.
Si necesita recargar
1. En Monto a cargar (USD) indique el valor (mínimo $50 USD).
2. Pulse CARGAR.
3. Complete el pago en línea.
4. Espere la confirmación de recarga exitosa. El saldo se actualiza al terminar el proceso.
Si prefiere pagar por transferencia u otro método, use el enlace de métodos de pago que aparece en esa misma tarjeta, o contacte a su asesor comercial / Facturación desde el Centro de Ayuda.
Paso 2. Elegir: periodo de prueba o contratar licencias
En la tarjeta Módulo de casos verá:
- Cuántas licencias contratadas tiene.
- Cuántos usuarios con acceso activos hay.
- El estado: Facturación activa, Periodo de prueba, o sin contrato.
Opción A — Activar el periodo de prueba gratis (solo si está disponible)
Aparece el aviso y el botón ACTIVAR AHORA EL PERIODO DE PRUEBA GRATIS cuando:
- No tiene licencias contratadas, y
- Su cuenta aún no ha usado el periodo de prueba.
Pasos:
1. Pulse ACTIVAR AHORA EL PERIODO DE PRUEBA GRATIS.
2. Confirme en el mensaje (se habilitan 5 licencias por 30 días).
3. Espere el mensaje de procesando (no cierre la ventana ni pulse varias veces).
4. Cuando vea la confirmación de éxito, pulse Aceptar (o espere a que la página se actualice sola).
A continuación vaya al Paso 3 para asignar acceso a los usuarios.
Opción B — Contratar o activar licencias de pago
Pasos:
1. En Licencias a contratar, escriba la cantidad deseada (por ejemplo 3).
2. Revise el texto de cargo estimado. Si el saldo no alcanza, vuelva al Paso 1 y recargue créditos.
3. Pulse ACTIVAR (si es la primera vez) o ACTUALIZAR (si ya tenía facturación activa).
4. Confirme la cantidad y el descuento de créditos.
5. Espere el estado Procesando… / mensaje de “Activando licencias…”.
No haga doble clic ni abandone la pantalla hasta ver el resultado.
6. En el mensaje de éxito verá, entre otros datos:
- Licencias contratadas.
- Cargo aplicado (si hubo cobro).
- Nuevo saldo de créditos.
7. Pulse Aceptar o espere a que la página se recargue.
Paso 3. Asignar acceso a los usuarios
Contratar licencias solo reserva los cupos. Cada persona que deba entrar a Casos necesita el permiso en su usuario.
2. Abra (edite) el usuario correspondiente.
3. Active la opción Acceso a Casos (Sí).
4. Guarde los cambios.
En el listado de usuarios también puede ver el resumen de licencias de Casos:
- Disponibles: cupos libres (contratadas − en uso).
- En uso: usuarios con Acceso a Casos activo.
- Licencias: total contratado (o del trial).
Si no puede activar Acceso a Casos
Suele ocurrir porque no quedan licencias disponibles. Soluciones:
- Quite el acceso a un usuario que ya no lo necesite, o
- Aumente la cantidad de licencias en Suscripciones (Paso 2, opción B).
Aumentar o reducir licencias después
Aumentar
2. Revise el cargo estimado prorrateado (solo se cobran las licencias nuevas, por los días restantes del mes).
3. Pulse ACTUALIZAR, confirme y espere la confirmación.
4. Asigne Acceso a Casos a los usuarios adicionales.
Reducir
1. Baje la cantidad en Licencias a contratar.
2. No puede dejar menos licencias que usuarios con acceso activo.
Ejemplo: si hay 4 usuarios con Acceso a Casos, no podrá bajar a 3 hasta quitar el acceso a al menos uno.
3. Al reducir, normalmente no se descuenta nada de inmediato; el próximo ciclo cobrará el nuevo total.
Qué verá en pantalla (estados útiles)
- Facturación activa: el módulo está contratado y el cobro periódico aplica.
- Periodo de prueba: trial activo; se muestra la fecha de fin y los días restantes.
- Usuarios con acceso activos: N: cuántos usuarios ya tienen Acceso a Casos.
- Sin cambios: la cantidad ingresada es igual a la actual; no hay cobro.
- Saldo insuficiente: debe recargar créditos antes de activar o aumentar.
- Módulo temporalmente inactivo (cobro pendiente): no se pudo debitar créditos; el administrador debe recargar saldo y reactivar desde Suscripciones.
- Sin acceso al módulo (usuario): hay licencias, pero ese usuario no tiene Acceso a Casos. Pida al administrador que se lo asigne.
Preguntas frecuentes
¿Debo contratar una licencia por cada persona de la empresa?
No necesariamente. Solo por cada usuario de inData que deba entrar y trabajar en el módulo de Casos. Quienes solo consulten otros módulos no necesitan licencia de Casos.
¿El periodo de prueba se puede repetir?
No. Es una sola vez por cuenta. Si ya lo usó, solo podrá contratar licencias de pago.
¿Los créditos se reembolsan si reduzco licencias a mitad de mes?
Al reducir, en general no hay devolución inmediata del prorrateo ya cobrado. El ajuste se refleja en el cobro del próximo ciclo con el nuevo total de licencias.
¿Puedo activar Casos sin créditos si uso el trial?
Sí. El periodo de prueba no descuenta créditos. La contratación de pago sí requiere saldo suficiente.
¿Cuánto tarda la activación?
Suele ser inmediata. Verá un indicador de “Procesando…” y luego un mensaje de confirmación. Si la pantalla no responde, espere unos segundos sin pulsar de nuevo; si el error persiste, recargue la página o contacte al Centro de Ayuda.
¿Quién factura el servicio?
Los cobros de créditos y suscripciones se gestionan según la facturación de su cuenta inData (pagos en línea / Stripe u otros métodos habilitados). Para facturas locales o métodos especiales, consulte la información de la pantalla de Suscripciones o cree un ticket en Facturación desde el Centro de Ayuda.
Resumen rápido (checklist)
- Soy administrador de la cuenta.
- Tengo créditos suficientes o voy a usar el periodo de prueba.
- Activo el trial o indico licencias y pulso ACTIVAR / ACTUALIZAR.
- Espero la confirmación de éxito (sin doble clic).
- Verifico que “Disponibles / En uso / Licencias” cuadren con lo contratado.
¿Necesita ayuda adicional?
Si el cobro falla, no aparece el botón de prueba, o un usuario no puede entrar al módulo después de asignarle acceso:
1. Revise saldo, cantidad de licencias y el campo Acceso a Casos del usuario.
2. Consulte este artículo de nuevo con el administrador de la cuenta.
3. Abra un ticket en el Centro de Ayuda de inData (área Facturación o Soporte), indicando el nombre de la cuenta y lo que intentó hacer.