Módulo de registro de asistencia
Glosario
Para facilitar el entendimiento de esta guía operativa, a continuación se definen algunos términos clave:
· Sede: Ubicación física del cliente, también conocida como sucursal.
· Usuario operativo / Personal operativo: Hace referencia a guardas de seguridad, oficiales, vigilantes, colaboradores operativos u otros roles que utilizan inData Móvil para cumplir funciones en campo.
· Puesto: Sitio operativo o lugar de trabajo específico asignado al personal.
Contexto general
inData permite registrar la asistencia del personal operativo mediante diferentes métodos, adaptándose a las particularidades de cada operación. A continuación, se describen las cinco formas disponibles:
1. Marcación de asistencia rápida:
Permite marcar la entrada o salida directamente desde la pantalla principal mediante FaceID, sin necesidad de iniciar o cerrar sesión. Ideal para:
- Formaciones grupales del personal operativo.
- Control de asistencia en varios puestos dentro de una misma sede utilizando un único dispositivo móvil.
2. inData FaceID:
Permite la autenticación biométrica del usuario operativo sin necesidad de ingresar usuario y contraseña. El flujo es lineal: reconocimiento facial → marcación de asistencia. Ideal para:
- Puestos con un único colaborador que también requiere utilizar otras funcionalidades como minutas, novedades, rondas o formularios personalizados.
- Casos donde se integran controles adicionales, como la verificación de armamento u otros elementos asignados al puesto.
3. A través de formularios (sin prueba de vida):
Utilizando el elemento de formulario “Verificación de presencia”, se pueden diseñar formularios personalizados para:
- Que el mismo usuario operativo registre su asistencia.
- Que un supervisor u otro rol autorizado registre la asistencia de otros colaboradores.
Ideal para escenarios donde:
- Se necesita capturar información adicional durante la marcación.
- Se desea personalizar el proceso por cliente, equipo operativo o tipo de operación.
Este método incluye reconocimiento facial sin prueba de vivacidad.
4. A través de formularios con prueba de vida:
Similar al anterior, pero orientado a autochequeo por parte del usuario operativo, con captura facial y prueba de vivacidad.
Ideal para operaciones que requieren mayor seguridad en la autenticación del colaborador, junto con formularios personalizados.
5. Módulo de registro de asistencia:
Este módulo permite el registro de asistencia para múltiples puestos en una sede específica de forma centralizada desde un solo dispositivo. Con características clave como:
- Muestra la programación del puesto en inData Movil.
- Controla que solo se pueda marcar salida si hubo previamente una marcación de entrada, y viceversa.
- Incorpora prueba de vivacidad.
Ideal para:
- Usar el dispositivo móvil como un reloj biométrico portátil.
- Operaciones con múltiples puestos en una misma sede.
- Reducir errores operativos al validar la programación activa.
Es importante resaltar que estos cinco métodos no son excluyentes entre sí. inData permite configurar diferentes opciones de marcación según el cliente, sede, puesto o tipo de operación, permitiendo una parametrización altamente flexible.
Esta guía se enfoca en profundizar en el método 5: Módulo de registro de asistencia, y se recomienda leer previamente la Guía operativa de asociación de dispositivos por cliente, ya que algunas configuraciones pueden combinarse para maximizar el control y la eficiencia en el proceso de marcación.
Activación general del módulo de control de asistencia
Es posible habilitar el módulo “Registro de asistencia” de forma predeterminada para todos los dispositivos, incluso si estos no están asociados a una sede o sucursal específica de un cliente.
En este escenario, al ingresar al módulo de registro de asistencia desde inData Móvil, se mostrará las sedes del cliente cercanas geográficamente, permitiendo al usuario seleccionar sobre cuál se desea realizar la marcación de asistencia.
Configuración de ingreso temprano
El módulo de Registro de asistencia permite visualizar, desde inData Móvil, la programación de puestos operativos en función del turno actual según la hora y dia. Para ello, tiene en cuenta el parámetro: “Tiempo en minutos antes de la jornada del turno para detectar ingreso temprano del personal”. (Ver pantallazo de referencia)
Por ejemplo, si se configura este parámetro en 20 minutos y se tienen dos turnos definidos:
· Turno diurno: 6:00 a 18:00
· Turno nocturno: 18:00 a 6:00
A partir de las 17:40 (20 minutos antes del inicio del turno nocturno), inData Móvil mostrará en la pantalla del módulo de registro de asistencia los puestos asignados al turno nocturno, permitiendo a los colaboradores marcar su ingreso anticipadamente.
Al mismo tiempo, se seguirán mostrando los puestos del turno diurno, para que el personal operativo de ese turno pueda registrar su salida correspondiente.
Configuración de salida tardía
Como se explicó anteriormente, el módulo de Registro de asistencia permite mostrar los turnos programados minutos antes de su hora de inicio, facilitando la marcación anticipada según la configuración definida en su cuenta inData.
De igual forma, es posible habilitar la visualización extendida de los turnos que ya finalizaron, permitiendo a los usuarios operativos marcar su salida incluso después del cierre del turno.
Esto se controla mediante el parámetro de “salida tardía”. Ejemplo:
Si configura el parámetro de salida tardía en 20 minutos y tiene los siguientes turnos:
· Turno diurno: 6:00 a 18:00
· Turno nocturno: 18:00 a 6:00
Entonces, desde las 18:00 hasta las 18:20, en la pantalla del módulo de registro de asistencia en inData Móvil:
· Se mostrarán los puestos y programación del turno nocturno.
· Pero también seguirá visible el turno diurno, permitiendo que el personal operativo de ese turno registre su salida.
A partir de las 18:21, los puestos y acciones del turno diurno dejarán de mostrarse. Si algún usuario no marcó su salida, esta no será reportada manualmente, pero esto no afecta el cálculo de horas trabajadas, ya que inData aplicará la lógica de liquidación definida por usted para ese puesto.
Por ejemplo, si se configuró que las horas trabajadas se cierran automáticamente con el fin del turno, entonces la salida será registrada internamente hasta las 18:00, incluso si el personal no marcó manualmente su salida.
Para configurar la variable de salida tardía, ingrese a “Configuraciones” y busque la variable correspondiente. (Ver pantallazo de referencia). Una vez localizada, haga clic en el ícono de edición (lápiz) para ajustar el valor según el número de minutos que desea permitir como margen posterior al fin del turno.
Recomendación: Para la mayoría de los casos, se recomienda que esta variable no esté configurada en 0, ya que esto impediría que los usuarios puedan marcar su salida una vez finalizado el turno.
Consideraciones sobre las reglas de marcación
Es importante aclarar que todas las reglas configuradas para el control de asistencia continúan aplicándose cuando se utiliza el módulo de Registro de asistencia, incluyendo:
· Parámetros para evitar marcaciones duplicadas.
· Reglas para marcaciones tempranas o tardías.
· Lógicas definidas para el cálculo de horas trabajadas por puesto.
Esto garantiza que el uso de este módulo mantenga la consistencia operativa y respete las políticas definidas por usted en su cuenta inData.
Registro de asistencia desde un dispositivo asociado a una sede
A continuación, se describe el flujo de marcación de asistencia utilizando el módulo de Registro de asistencia en inData Móvil, cuando el dispositivo está asociado a una sede o sucursal específica del cliente (Recomendamos consultar la Guia Operativa de asociación de dispositivos por cliente). También se incluyen las principales consideraciones a tener en cuenta para su correcta operación.
Paso 1: Ingreso al módulo
Desde inData Móvil, ingrese a la opción “Registro de asistencia” ubicada en la pantalla principal de la aplicación. (Ver pantallazo de referencia)
Paso 2: Visualización de puestos programados
inData mostrará automáticamente los puestos operativos programados para la sede asociada al dispositivo, teniendo en cuenta la fecha y el rango horario actual.
Se visualizarán:
· Puestos con turnos activos en ese momento, según la programación.
· Puestos que están próximos a iniciar turno, si el tiempo actual entra dentro del parámetro de ingreso temprano configurado.
Adicionalmente, se mostrarán solo los puestos que tienen usuarios operativos asignados en el turno correspondiente.
Importante:
· Si un puesto no aparece en el listado, significa que no tiene personal operativo asignado en la programación para ese momento.
· Sin embargo, esto no impide la marcación de asistencia en dicho puesto.
La posibilidad de marcar dependerá de si el puesto tiene cupos disponibles según la configuración establecida en el módulo de puestos para esa fecha y rango horario. (Ver siguiente pantallazo de referencia)
Paso 3: Selección del usuario operativo y verificación biométrica
Seleccione al usuario operativo desde el listado mostrado en pantalla.
Una vez seleccionado, inData iniciará automáticamente el proceso de verificación biométrica con prueba de vida.
· Si la verificación es exitosa, el sistema identificará si corresponde una marcación de entrada o de salida, y mostrará la configuración correspondiente para que el usuario confirme la acción.
· Esta lógica garantiza que la marcación se realice de forma coherente con el turno activo y evita errores como marcaciones de salida sin entrada previa, entre otras.
Elementos de la pantalla de registro de asistencia
Elementos de la pantalla: Ficha de puesto
En el módulo de Registro de asistencia, los usuarios operativos se agrupan por puesto. Cada ficha de puesto presenta la siguiente información clave:
· Nombre del puesto
(ej. Puesto 1A)
· Código del puesto
(identificador único asignado por la organización)
· Cliente asociado
al puesto
· Sede (sucursal)
donde se encuentra ubicado el puesto
· Turno activo
, con el nombre del turno y el rango horario configurado
· Cantidad de usuarios operativos asignados
al puesto durante ese turno (se muestra como un número dentro de un ícono negro en la parte derecha de la ficha)
Esta visualización permite identificar rápidamente los puestos activos, validar su programación y acceder a los usuarios disponibles para realizar la marcación de asistencia.
Elementos de la pantalla: Ficha de usuario operativo
Ficha referencia 1 | Ficha referencia 2 | Ficha referencia 3 |
Cada usuario operativo asignado a un puesto se muestra en una ficha individual con la siguiente información:
· Nombre completo del usuario operativo
· Código del empleado
· Estado de programación
(solo se muestra si el usuario está programado para ese puesto y turno)
· Última marcación de entrada
· Última marcación de salida
Colores de estado visual:
La ficha cambia de color según el estado de marcación del usuario:
· 🟧 Naranja: El usuario ya registró entrada pero aún no ha realizado salida.
(Ver ficha de referencia 1)
· ⚪️ Gris: El usuario no tiene marcación de entrada ni salida registrada.
(Ver ficha de referencia 2)
· 🟩 Verde: El usuario ya ha registrado entrada y salida en el turno.
(Ver ficha de referencia 3)
¿Qué hacer si el usuario no aparece en el listado?
Si el usuario operativo no se encuentra en el listado, aún es posible registrar su asistencia:
- Presione el botón ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. (Ver pantallazo de referencia)
- Se abrirá una opción para seleccionar el puesto manualmente desde los puestos cercanos. (Consulte la guía operativa de asociación de dispositivos por cliente para más información sobre otras configuraciones basadas en cercanía que pueden ser parametrizadas según sus necesidades operativas).
- El sistema permitirá realizar la marcación si se cumple con lo siguiente:
- El día de la semana, rango horario y cupo de personal operativo del puesto aplican según la configuración establecida.
- Si el dispositivo está configurado para mostrar únicamente puestos de la sede asociada, solo aparecerán puestos de esa sede si esta geográficamente cerca, de esta forma evita que aunque el dispositivo este asociado a una sede si no se esta físicamente en dicha ubicación no se pueda marcar asistencia del personal no programado. (Consulte la guía operativa de asociación de dispositivos por cliente para más información sobre cómo aplicar esta restricción.)
Aclaraciones funcionales
· Un usuario operativo solo podrá marcar entrada si no tiene una marcación de salida pendiente.
· Un usuario operativo solo podrá marcar salida si tiene una marcación de entrada activa.
· Para marcar una entrada o salida, el usuario simplemente debe seleccionarse en el listado. inData solicitará una verificación biométrica (con prueba de vida). Si la identidad coincide con el usuario seleccionado, se habilitará la opción correspondiente según el estado actual (entrada o salida).
· Si un usuario ya marcó su salida y necesita volver a ingresar, deberá hacerlo a través del botón de “Registrar entrada” ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla. (Ver pantallazo de referencia)
Es importante aclarar que en el módulo de Registro de asistencia en inData Móvil solo se mostrará la última marcación registrada (entrada y salida).
Esto no significa que las marcaciones anteriores hayan sido editadas, eliminadas o perdidas.
Todas las marcaciones quedan registradas y pueden consultarse en inData Web, tanto en los reportes detallados de asistencia como en el registro de horas trabajadas.
· Si un usuario operativo está programado en un puesto, pero en la operación real será instalado en otro puesto del mismo cliente, puede no registrar asistencia en el puesto programado y en su lugar realizar la marcación de entrada utilizando el botón “Registrar entrada” ubicado en la parte inferior derecha. De esta manera, el registro reflejará el puesto real en el que se encuentra prestando el servicio.
· Si un usuario operativo tiene una entrada abierta en un puesto y trata de registrar una nueva entrada en otro puesto del mismo cliente, el sistema no lo permitirá.
En pantalla se mostrará un mensaje indicando que debe primero realizar la marcación de salida en el puesto donde tiene la entrada pendiente, antes de poder marcar nuevamente.
Este comportamiento aplica incluso si los turnos son distintos, por ejemplo:
Si al usuario se le ha extendido la jornada a dos turnos (ej. cobertura de 24 horas continuas), no podrá marcar entrada en el nuevo turno y puesto sin antes cerrar la marcación activa.
Reloj biométrico
El módulo de Registro de asistencia, en combinación con la asociación de dispositivos por cliente y la opción de restringir el cierre de sesión desde el dispositivo móvil, permite configurar de forma sencilla un reloj biométrico personalizado por cliente.
Esta configuración le brinda la posibilidad de:
· Controlar la asistencia del personal operativo de manera centralizada.
· Aplicar todas las reglas de negocio y configuraciones definidas en su cuenta (ingreso temprano, turnos, validaciones, etc.).
· Incorporar los controles de seguridad de inData que ayudan a prevenir fraudes operativos, como la prueba de vivacidad, validación facial y trazabilidad del dispositivo.
Esta solución convierte cualquier dispositivo móvil autorizado en un reloj biométrico portátil y seguro, adaptado a las necesidades de cada operación.
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