Ejemplo de automatización para confirmar asistencia
El objetivo es mostrar el funcionamiento de los nodos de inData Workflow aplicados a:
Envío de mensajes por WhatsApp
Envío de mensajes de texto (SMS)
Realización de llamadas automáticas personalizadas mediante los nodos de inData Connect
Además, se incluyen algunas generalidades del uso de inData Workflow, como:
Configuración de condiciones lógicas
Captura de eventos generados en inData
Prueba y validación de nodos
Encadenamiento de información entre nodos
Y otros aspectos clave para comprender su funcionamiento
En esta demostración, llevaremos a cabo un flujo de automatización con Indata Workflow, simulando el siguiente escenario: Supondremos que se realiza una automatización cuando un agente de seguridad o personal operativo no se ha presentado en su turno. En este ejemplo diseñaremos un flujo que envía una confirmación de asistencia vía WhatsApp al oficial de seguridad asignado al puesto, preguntándole si se va a presentar o no, o incluso si ya está en camino a su puesto.
Esperaremos un tiempo para que responda vía WhatsApp. Para este ejemplo, utilizaremos una espera de 30 segundos. Sin embargo, es importante aclarar que este tiempo es muy corto y solo lo configuramos de esta manera para el ejemplo, pero en la práctica, se recomienda un tiempo prudencial de varios minutos, idealmente cinco o más.
Continuando con el flujo, nuestra automatización verificará si el oficial de seguridad respondió. En caso de que haya dado una respuesta, validaremos qué respondió. Si responde que sí o que está en camino, nuestro flujo de automatización finalizará.
Si responde que no, enviaremos un mensaje al Command Center y crearemos una novedad dentro de Indata. Esto permitirá a los operadores del Command Center realizar el proceso de relevo del puesto o incluso enviar una patrulla que custodie el puesto mientras llega el backup, o ejecutar el procedimiento que su compañía haya establecido.
Por otro lado, si después de este tiempo no hemos recibido una respuesta al mensaje de WhatsApp, realizaremos una llamada telefónica automática notificándole que le hemos enviado un WhatsApp y que estamos esperando una respuesta. Adicionalmente, enviaremos un mensaje de texto informándole que en caso de ausencia justificada, deberá seguir el procedimiento que la compañía haya definido. También dejaremos un registro de que se realizó la llamada dentro de Indata.
Este flujo puede variar en la práctica, por ejemplo, no es necesario que siempre se envíe un mensaje de WhatsApp con una confirmación por llamada o por mensaje de texto. Sin embargo, para este ejemplo, consideraremos todo este escenario, lo que permitirá visualizar el funcionamiento de los diferentes nodos de Indata.
Para llevar a cabo el siguiente flujo en inData, ingresaremos a Automatizaciones y haremos clic en nuevo. Nos aparecerá nuestro lienzo de automatizaciones de Indata Workflow. Lo primero que haremos será darle un nombre, en este caso Demo Confirmación de asistencia.
Definiremos que nuestro disparador, es un evento de Indata, es decir, podrán parametrizar esta automatización para que se ejecute automáticamente cuando no se haya marcado asistencia en un puesto programado. Le sugerimos consultar la documentación de automatizaciones por módulo. seleccionaremos entonces que nuestro disparador es un evento de indata.
Continuando con nuestro flujo, habíamos acordado que enviaríamos una confirmación de asistencia a través de WhatsApp. Ahora vamos a agregar un nodo .
Podemos añadir diferentes nodos. Indata nos permite tener integraciones con muchos servicios, incluyendo servicios corporativos y de inteligencia artificial. Sin embargo, en este ejemplo, nos centraremos en los nodos de asistencia de Indata. Entonces, vamos a Indata WhatsApp .
Indata cuenta con un nodo específico para la confirmación de asistencia, que es "enviar confirmación WhatsApp".
Ahora podemos especificar el número de destino , es decir, el número de teléfono. Este debe tener el signo más seguido del prefijo del país y el área, si aplica. También podemos confirmar el turno asociado, el nombre de nuestro personal operativo y el puesto.
Además, Indata nos proporciona un campo para agregar datos adicionales si queremos realizar otras validaciones más adelante en el flujo. Esto se explicará en futuros vídeos.
Indata nos permite definir esto de manera libre o con integración. En este caso, en el evento de Indata, podemos probar el disparador para que nos genere una muestra de datos . Para no esperar un evento de inasistencia, voy a simular una inasistencia con datos de prueba.
En otro vídeo, en el centro de ayuda de Indata, podrás aprender cómo enviar datos de prueba y datos reales.
Aquí vemos que nos llegó un dato de prueba de asistencia no realizada, que es una novedad de verificación con información completa no solo del personal de seguridad asignado, sino también del puesto, cliente y demás información que podamos necesitar para crear validaciones en nuestra automatización.
Ahora, podemos hacer que el envío del mensaje de WhatsApp sea dinámico. Esto nos permitirá desplegar el mensaje recibido en nodos anteriores. Si vamos al cuerpo de la información, tendremos el detalle de todos los campos.
Buscaremos el campo donde esté el número de contacto de nuestro personal operativo y lo insertamos . De igual forma, podemos insertar el turno y el nombre. Tenemos el nombre, le damos un espacio , el apellido y el puesto. Tenemos el puesto de la entrada norte del cliente.
En el caso de los nodos de confirmación de asistencia en WhatsApp, Indata te permite generar un flujo de automatización de validación. Esto se debe a que un mensaje de WhatsApp puede ser respondido de manera asíncrona. Es decir, podemos enviar el mensaje de WhatsApp, pero tal vez el destinatario del mensaje pueda enviar una respuesta mucho tiempo después, o incluso no responderla.
Por lo tanto, Indata te permite generar un flujo principal y un flujo de gestión de la respuesta, lo que denominamos como flujo de validación.
Para esto, primero publicaré nuestro flujo principal , y desde el módulo de automatizaciones, crearé un nuevo flujo que recibirá eventos de Indata y lo llamaré "demo respuesta asistencia". Por ahora, simplemente podemos publicarlo y dejarlo así. Más adelante, volveremos para definir los flujos y los nodos asociados a este flujo.
Si regresamos a las automatizaciones y nos dirigimos a nuestro flujo principal, podemos editar y definir que el flujo de validación será "demos respuesta asistencia". Esto significa que este es el flujo que queremos ejecutar cuando el destinatario del mensaje haya dado una respuesta. Continuando con nuestro flujo, habíamos definido que esperaremos 30 segundos para recibir una respuesta. Por lo tanto, vamos a crear un nodo de espera y, para este ejemplo, estableceremos un tiempo de espera de 30 segundos.
En la práctica, puedes definir un tiempo de espera más largo.
También recomendamos generar validaciones de la entrega del mensaje o incluso validaciones en caso de errores en el envío de mensajes de WhatsApp, llamadas, etc., debido a la insuficiencia de tus créditos en Indata. Recuerda que debes contar con créditos suficientes para el envío de mensajes de WhatsApp, mensajes de texto o llamadas automáticas. Si una automatización intenta enviar mensajes de WhatsApp y no tienes suficientes créditos, el nodo retornará un mensaje de error.
En ese caso, puedes generar flujos alternativos. Sin embargo, para este escenario, no consideraremos flujos de error por insuficiencia de créditos, ya que esto se trata en otros vídeos.
Seguimos con nuestro flujo, habíamos definido que si el destinatario responde, validaremos la respuesta y, si no responde, realizaremos una llamada. El flujo, como ya explicamos, se ejecuta por el flujo de validación cuando se responde un mensaje de WhatsApp. Esto significa que debemos configurarlo en el flujo de validación.
Pero, si no se responde, indicamos que deberíamos realizar una llamada.
Ahora, en Indata, podemos agregar un nodo de validar respuesta que verifica el estado de la respuesta de un mensaje de WhatsApp. Cada vez que enviamos un mensaje de WhatsApp, WhatsApp retornará un identificador único del mensaje. Necesitamos este identificador único para verificar si el destinatario respondió o no a ese mensaje específico.
Además, ese mensaje está asociado a un número telefónico. Así que, al igual que lo hicimos en el nodo de envío de confirmación, podemos tomar el número de los datos de nuestro oficial de seguridad y el mensaje ID se genera por este nodo.
La recomendación es enviar una notificación de prueba. En este caso, realizaré una prueba del nodo de envío de confirmación de asistencia. Observamos que ya se ha enviado el mensaje de WhatsApp y nos ha retornado el identificador del mensaje.
Esto nos permite, en el nodo de validación, buscar simplemente el mensaje ID e insertarlo. Podemos entonces ejecutar una prueba de este paso. Aquí nos retornó una respuesta indicándonos que el mensaje no ha sido respondido. Entonces, podemos generar nuestra validación.
En la categoría de Utilidades de los nodos podra agregar condicionales. Para este ejemplo, si no recibió respuesta, para facilitarlo, renombraremos este flujo como 'No'. Definimos que si la validación de respuesta es falso, se ejecutará el siguiente flujo. En nuestro ejemplo, se realizará una llamada para notificar que se está enviando un mensaje de WhatsApp.
Si vamos a Indata , este nos permitirá generar llamadas automáticas por bot o el envío de mensajes de texto. Al realizar una llamada, se solicita el número telefónico . Podemos extraer este número de la información de nuestro oficial de seguridad.
Para el mensaje , usted podrá generar un texto dinámico. Aquí pondré: "Hola Juan, te enviamos un mensaje por WhatsApp para confirmar la asistencia al puesto del cliente, por favor responde el mensaje." Esto es claramente un ejemplo.
Siguiendo con el flujo, enviaremos un mensaje de texto confirmando que debe radicar una ausencia justificada si es el caso. Para ello, utilizaremos los nodos de la categoría Indata Connect . , ingresaremos el número telefónico y el mensaje: "Hola Juan Pérez, recuerde que debe radicar formalmente una ausencia no justificada, de lo contrario se asumirá como no justificada."
Dejaremos un registro en Indata de que se realizó la llamada. Para esto desde el menú de automatizaciones Indata Workflow, le permite crear tablas dinámicas . Crearemos una tabla dinámica llamada 'Demo Asistencia Registro' y aquí tendremos una fecha y un campo de nombre del guarda u oficial.
Si volvemos a la automatización , después de enviar el mensaje de texto podremos crear un registro en nuestra tabla 'Demo Asistencia Registro' . Aquí tenemos la fecha y el guarda, el guarda lo podemos tomar del nombre y apellido y del nodo de eventos de inData. Podemos utilizar la fecha de referencia de la novedad o podemos generar una fecha de automatización.
Para este ejemplo, generaremos una fecha automática .
En utilidades, podemos obtener la fecha actual. Definamos el formato y la zona horaria. Con esto, nuestro flujo ya está diseñado.